Die Kantoor van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch bied ’n kanaal waardeur klagtes en probleme van studente, ouers en personeel die nodige aandag kan ontvang indien die bestaande Universiteitstrukture dit nie langs die gebruiklike weg na wense hanteer nie, of waar bestaande strukture onvoldoende blyk te wees.
Definieer ‘ombud’
‘Ombud’ kom van die Nordiese terme ombudsman, ombudsmann en ombudsmand, wat ‘verdediger van die mense’ beteken. Deesdae verwys dit na iemand wat individue of groepe bystaan om konflik of probleme uit te stryk.
Die Kantoor van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch is ’n onafhanklike, neutrale en vertroulike ruimte waar mense hulle kwessies met betrekking tot die Universiteit kan bespreek. Die Ombud is ’n onafhanklike persoon wat aangestel word om sulke probleme informeel te help bylê. Dít gebeur gewoonlik deur gesprekvoering, bemiddeling en aanbevelings.
Om ’n Ombudskantoor te hê hou verskeie voordele vir die Universiteit in.
Waar pas die
Ombud in?
Die Ombud vervang nie bestaande Universiteitstrukture nie, maar vul dit eerder aan. Daarom moet klaers eers alle voorgeskrewe Universiteitsprosedures volg voordat hulle die Ombud betrek. Slegs indien hulle probleem ná ’n redelike tydperk steeds nie opgelos is nie, kan klaers die Ombud nader. Indien die Universiteit se beskikbare prosedures vir kwessiehantering nie behoorlik gevolg is nie, sal klaers terugverwys word.
Wie kan ’n klagte of navraag by die Ombud indien?
Enige werknemer, student, ouer van ’n student, alumnus, besoeker en diensverskaffer van die Universiteit Stellenbosch kan die Ombud nader indien:
- hulle voel hulle is onbillik behandel;
- hulle onseker is oor watter beleide of prosedures op hulle probleem betrekking het;
- hulle onseker is oor hoe om ’n ingewikkelde kwessie op te los;
- hulle op soek is na iemand wat onpartydig na hulle kwessie kan luister en vertroulikheid sal handhaaf;
- hulle op soek is na ’n neutrale bemiddelaar om ’n probleem op te los;
- hulle ’n klagte het of graag ’n netelige kwessie wil bespreek; en
- hulle alle voorgeskrewe interne prosesse gevolg het, maar steeds ontevrede voel met hoe die saak hanteer is.
Let egter daarop dat die Kantoor van die Ombud geheel na eie goeddunke kan besluit om ’n klagte of probleem te hanteer of nie, en hoe.
Hoe kan die Ombudskantoor jou help?
Die Kantoor van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch kan help deur:
- na kwessies te luister en dit te help opklaar;
- ’n veilige en vertroulike forum te bied om kwessies te opper;
- die probleem te ontleed en moontlikhede te identifiseer;
- die beskikbare kanale uiteen te sit;
- neutrale advies te bied en terselfdertyd vertroulikheid te beskerm;
- sake wat onbehoorlik lank sloer te bespoedig;
- klaers te verwys na ander kantore wat beter toegerus is om die kwessie te bemiddel;
- onderliggende kwessies te help identifiseer;
- verskillende oplossings langs formele én informele weë te ondersoek;
- partye by te staan om geskille te besleg; en
- moontlike veranderinge aan te beveel.
Waarmee kan die Ombudskantoor jou nié help nie?
Dit val buite die bevoegdheid van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch:
- om namens die Universiteit besluite te neem;
- om Universiteitsbeleide of -prosedures te bepaal of ter syde te stel;
- om tussenbeide te tree indien die klagte as ’n grief ooreenkomstig die bestaande Universiteitsprosedure hanteer kan word;
- om kennisgewings namens die Universiteit of enige party te aanvaar;
- om klagtes te oorweeg wat reeds die onderwerp van ’n hofgeding is;
- om regsadvies te bied of sielkundige berading te voorsien;
- om vergoeding toe te staan;
- om enige party te verteenwoordig;
- om sake van ’n uitsluitlik akademiese aard te hanteer; en
- om ooglopend beuselagtige en ergerlike klagtes te hanteer.
Is daar enige risiko daaraan verbonde om die Ombud te raadpleeg?
Nee. Die Universiteit waarborg dat daar geen vergelding, diskriminasie of viktimisasie sal wees teen enigiemand wat by die Ombud om hulp aanklop nie. Elke persoon het ingevolge die Suid-Afrikaanse Grondwet die reg op privaatheid, toegang tot inligting, en billike administratiewe optrede. Die Universiteit én die Ombudskantoor respekteer daardie regte.
Wat is die kernbeginsels wat die Ombud se werk rig?
Die Ombudskantoor voldoen ook aan die praktykstandaarde en etiese kode van die Internasionale Ombudsvereniging (IOA).
Onafhanklikheid en neutraliteit
om te sorg dat die Ombud apart van Universiteitstrukture funksioneer
Objektiwiteit en onpartydigheid
deur na alle partye se standpunte te luister
Informaliteit,
sonder enige vereiste vir formele strukture
Stiptheid en doeltreffendheid
om vinniger oplossings te fasiliteer
Vertroulikheid,
met die belofte dat niemand se identiteit sonder hulle toestemming onthul sal word nie
Gelykheid en billikheid
as die hoofdryfveer
Respek
vir alle partye se menswaardigheid
