​Die ombud dien al lank wêreldwyd as 'n onafhanklike kanaal waar individue hulp kan soek.

Die term “ombud" kom van die Nordiese terme “ombudsman", “ombudsmann" en “ombudsmand", wat “beskermer van die mense" beteken. Deesdae verwys dit na iemand wat individue of groepe bystaan om konflik of probleme uit te stryk.

Die Kantoor van die Ombud by die Universiteit Stellenbosch (US) bied 'n kanaal waardeur klagtes en probleme van studente, ouers en personeel die nodige aandag kan ontvang indien dit nie langs die gebruiklike weg na wense deur die bestaande Universiteitstrukture hanteer word nie, of waar bestaande strukture onvoldoende blyk te wees.

Die Kantoor bied 'n onafhanklike, neutrale en vertroulike ruimte vir mense om hulle kwessies wat met die Universiteit verband hou, te bespreek. Die US se Ombud, adv Rina Meyer, is 'n onafhanklike persoon wat aangestel is om sulke probleme informeel te help bylê.

Meyer bied meer insig in die werk van die Kantoor:

Hoe kan die Kantoor van die Ombud mense help?

Die Ombud verskaf vertroulike, informele, onafhanklike en onpartydige hulp aan individue deur dispuutresolusie- en probleemoplossingsmetodes soos bemiddeling, fasilitering en pendeldiplomasie. Besoekers wat aangeleenthede wat met die Universiteit verband hou, vertroulik wil bespreek en onafhanklike leiding soek, sal hier 'n plek vind om openlik te praat​. Diegene wat sensitiewe aangeleenthede wil aanmeld of bespreek, word ook aangemoedig om die Kantoor van die Ombud te nader.

Hoe pas die Kantoor van die Ombud by die US se strukture in?

Hierdie Kantoor vervang nie bestaande US-strukture nie, maar vul dit eerder aan. Daarom moet klaers eers alle voorgeskrewe Universiteitsprosedures volg voordat hulle die Ombud betrek. Hulle kan hulle slegs tot die Ombud wend as hul probleem ná 'n redelike verloop van tyd steeds nie opgelos is nie. As al die beskikbare prosedures nie behoorlik gevolg is nie, sal klaers daarheen terugverwys word.

Waarom is dit belangrik dat 'n universiteit 'n ombud moet hê?"

Die Ombud help klaers én universiteitsleiers, omdat die benadering een van “'n billike proses" is. Die Ombud kan die Universiteit ook oor kwessies of “brandpunte" inlig waarvan hulle kennis behoort te neem, asook oor die moontlike implikasies van daardie kwessies. Voorts kan die Ombud moontlike ernstige en onvoorsiene probleme identifiseer wat deur die bestuur of werknemers as onbelangrik afgemaak word. Die Ombud kan tendense, sistemiese probleme en organisatoriese kwessies onder die aandag van leiers op hoë vlak en die uitvoerende bestuur bring. Die Ombud is nie 'n kampvegter vir individue, groepe of entiteite nie, maar eerder vir die beginsels van regverdigheid en billikheid.

Wie kan 'n klag of navraag by die Ombud indien?

Alle US-studente, voornemende studente, studente se ouers, werknemers en voormalige werknemers, alumni, besoekers en diensverskaffers van die US of instellings wat onder sekere omstandighede stappe teen die US wil doen, kan die Ombud nader.

Wat is die aard van die klagtes of navrae wat mense kan indien?

Enige US-werknemer, student, ouer van 'n student, alumnus, besoeker of diensverskaffer kan die Ombud nader. Klagtes kan onder die volgende omstandighede gelê word, naamlik as diegene wat hierbo genoem word; ​

• voel hulle is onregverdig deur of binne die Universiteit behandel;
• raad nodig het om 'n ingewikkelde probleem rakende die Universiteit op te los;
• 'n klagte, kwessie of probleem het wat nie intern aangespreek of opgelos kon word nie;
• 'n onpartydige luisteraar nodig het wat 'n sensitiewe saak wat met die Universiteit verband hou, vertroulik sal hanteer;
• 'n neutrale bemiddelaar nodig het om te help om 'n dispuut binne die Universiteit by te lê; of
• hulp nodig het om 'n saak wat onnodig deur die Universiteit vertraag word, te bespoedig.

Kan iemand anoniem bly as hulle met die Kantoor van die Ombud in verbinding tree?

Die Ombud hanteer alle kommunikasie met diegene wat om hulp kom aanklop, as streng vertroulik. Die Ombud onthul nie enige individu se identiteit wat die Kantoor van die Ombud kontak nie en kan ook nie verplig word om dit te doen sonder daardie individu se uitdruklike toestemming nie – en dan slegs in sover as wat daardie toestemming strek. Die enigste uitsonderings op hierdie reël is situasies van oënskynlike onmiddellike ernstige gevaar en waar 'n regsplig van toepassing is.

Waarmee kan die Ombud nie help nie?

Die volgende val buite die bevoegdheid van die Ombudskantoor:

• Om namens die Universiteit besluite te neem.
• Om Universiteitsbeleide of -prosedures te bepaal of ter syde te stel (maar die Ombud kan oor hierdie kwessies kommentaar lewer of veranderinge aanbeveel).
• Om tussenbeide te tree indien die klagte as 'n grief ooreenkomstig die bestaande Universiteitsprosedures hanteer kan word.
• Om kennisgewings namens die Universiteit of enige party te aanvaar.
• Om klagtes te oorweeg wat reeds die onderwerp van 'n hofgeding is.
• Om regsadvies te bied of sielkundige berading te voorsien.
• Om vergoeding toe te staan.
• Om enige party te verteenwoordig.
• Om sake van 'n uitsluitlik akademiese aard te hanteer.
• Om ooglopend beuselagtige en irriterende klagtes te hanteer.

Is daar enige risiko om die Ombud te raadpleeg?

Nee. Die Universiteit waarborg dat daar geen vergelding, diskriminasie of viktimisasie sal wees teen enigiemand wat by die Ombud om hulp aanklop nie. Elke mens het ingevolge die Suid-Afrikaanse Grondwet die reg op privaatheid, toegang tot inligting en billike administratiewe optrede. Die Universiteit én die Ombudskantoor respekteer daardie regte.

Hoe kan jy 'n klag of navraag by die Kantoor van die Ombud indien?

Om 'n klagte of kwessie vir oorweging aan die Ombud voor te lê, voltooi die klagtevorms wat op die webwerf www.sun.ac.za/ombudsman beskikbaar is. Dit is ook by die administratiewe beampte van die Ombudskantoor beskikbaar en mev Grace Bruintjies kan by graceb@sun.ac.za vir afsprake gekontak word. E-pos dringende sake na ombudsman@sun.ac.za.  

Waar is die Ombudskantoor geleë?

Ten einde die identiteit van klaers te beskerm is die Kantoor van die Ombud strategies weg van die kampus af in Ryneveldstraat geleë. Dit beperk die moontlikheid om gesien te word tot die minimum.

 *Foto: Mev Grace Bruintjies, die administratiewe beampte van die Ombudkantoor, en advokaat Rina Meyer, die Universiteit Stellenbosch se Ombud. ​

Foto: Stefan Els