​Beste kollegas

In die Institusionele Komitee vir Bedryfsvoortsetting (IKBV) se skrywe van 5 November 2021 is aangedui dat meer gedetailleerde inligting oor die gefasseerde terugkeer van personeellede na ons kampusse mettertyd verskaf sou word. Ná konsultasie met dekane en lede van die Rektoraat wat intussen plaasgevind het, kan ons nou soos volg verslag doen.

Gegrond op die terugvoer uit omgewings en in die belang van duidelikheid en konsekwentheid regoor die instelling, sal die beginsels en praktyke hieronder as reëlings vir die terugkeer na die werkplek vir die oorblywende deel van die jaar geld. Dit sal die maksimum fisiese teenwoordigheid van personeel op kampus vir die US as 'n residensiële universiteit verseker.

Hierdie dokument steun uitvoerig op 'n dokument wat deur die Fakulteite Ekonomiese en Bestuurswetenskappe opgestel is en wat vervolgens bespreek, effens aangepas en deur die dekane en lede van die Rektoraat ondersteun is.

Let asb daarop dat al die nodige gesondheids- en veiligheidsprotokols streng toegepas sal word om COVID-19 te bekamp. Dit sluit in daaglikse gesondheidsifting (deur Higher Health se HealthCheck daaglikse risiko-assesseringsinstrument te gebruik voordat jy kampus toe kom), die dra van maskers, ontsmetting en om ʼn veilige afstand van andere te handhaaf.

Om aan die vereistes vir fisiese afstandshouding te voldoen, mag omgewings 'n rooster opstel waarvolgens personeel op verskillende dae of verskillende tye werk toe kom.

Bykomende maatreëls sal van toepassing wees vir werknemers ouer as 60 en/of wat aan onderliggende siektetoestande ly. Dit sluit in om van die huis af te werk, isolasie van die persone, of om te werk volgens 'n rooster om minimum kontak te verseker. Die presiese maatreëls moet geval per geval in samewerking met mediese en gesondheid- en veiligheidspesialiste bepaal word.

Maatreëls vir die terugkeer na die werkplek sal hersien word indien die situasie op ons kampusse verander of indien die land weer na 'n ander risikovlak aangepas word.

Beginsels:

1. Sekere take en skakeling met kollegas vereis 'n fisiese teenwoordigheid op kampus.
2. Fisiese teenwoordigheid op kampus is waardevol vir informele en spontane interaksie en die uitruil van idees wat innovasie bewerkstellig en kan nie bereik word wanneer daar slegs van die huis af gewerk word nie.
3. 'n Fisiese teenwoordigheid voorkom dat ons van ons kampusse as die primêre werkplekke by die US as 'n residensiële universiteit vervreemd raak.
4. Daar bestaan 'n behoefte om kohesie, kollegaskap en samewerking tussen personeel te versterk, veral rakende die induksie van nuwe personeel en studente.
5. Dit is belangrik om te onderskei tussen watter vergaderings aanlyn kan plaasvind en watter voordeel sal trek uit 'n fisiese teenwoordigheid.
6. Misverstande en miskommunikasie word verminder wanneer ons van aangesig tot aangesig (hoe vinnig ook al) kan skakel.
7. Wanneer ons na 'n volle akademiese aanbieding van aangesig tot aangesig in 2022 terugkeer, sal studente 'n redelike verwagting hê om met personeel in persoon om te gaan.
8. Wanneer slegs sekere personeel na die werkplek terugkeer, dra daardie individue 'n oneweredige werklas (bv die onderbrekings wat met instapverkeer gepaardgaan). In die belang van regverdigheid en kollegaskap word daar verwag dat alle personeel elke week 'n sekere tydperk op kantoor sal wees.
9. Dit is 'n voorreg, en nie 'n reg nie, om van die huis af te werk. Toestemming om van die huis af te werk word altyd na goeddunke van die toepaslike lynbestuurders verleen.
10. Die huidige nasionale regulasies onder die aangepaste risikovlak 1 dui steeds werk van die huis as die verstekopsie aan. Die oorwegings hierbo genoem, verskaf egter die konteks waarbinne 'n werkgewer van personeel kan verwag om na hul werkplek terug te keer om aan die verwagtinge van hul indiensnemingskontrak te voldoen.
    

Praktyke:

1. Personeel moet aangemoedig word om ingeënt te word omdat ons 'n veiliger werkomgewing vir mekaar moet skep.
2. Werksreëlings vir personeel ouer as 60 en/of wat aan onderliggende toestande ly (of wat saam met hoë-risiko gevalle in 'n huishouding woon) moet individueel bepaal word. (Sien die verwysing na hierdie kategorie in die inleiding hierbo.)
3. Personeel moet altyd vir werk beskikbaar wees gedurende hul vasgestelde werktye, selfs al werk hulle van die huis af.
4. Personeel moet beskikbaar wees om op kort kennisgewing kampus toe te kom, selfs op dae wat hulle beplan het om van die huis af te werk.
5. Ons verstaan dat sommige personeel moontlik nog nie omvattende reëlings vir kinderversorging getref het nie, maar dit moet gedoen wees teen die tyd dat personeel in Januarie 2022 na die kampus terugkeer.
6. Personeel moet “Verlof tot afwesigheid – werk tuis" (“Leave of absence – Work from home" op SUN-e-HR aanteken vir alle dae waarop hulle nie kampus toe kom nie.
7. Personeel moet seker maak dat hulle hul Outlook-dagboek byhou. Moet asb nie tydperke van tuiswerk as “besig" aandui nie, aangesien dit jou onbeskikbaar sal maak selfs vir aanlyn vergaderings en telefoonoproepe.
8. Die algemene riglyn vir minimum kampusbywoning vir alle personeel is ten minste 2–3 dae per week.
9. Daar word van alle personeel verwag om in Januarie 2022 voltyds na die kampus terug te keer, tensy hul werk nie enige interaksie met studente, kliënte of kollegas vereis nie, en mits die lynbestuurder saamstem dat hul werk van só 'n aard is dat dit geen verskil aan werksprestasie maak of die persoon op kampus is al dan nie.
10. Akademiese personeel moet hul konsultasietye in hul moduleraamwerk en verkieslik ook op hul kantoordeure aandui. Dit is aanvaarbaar om met studentekonsultasies op Teams voort te gaan indien dit die personeellid of student se voorkeur is.
11. Die verskaffing van datatoelaes moet gestaak word (behalwe in spesifieke omstandighede vir personeel van wie daar verwag word om buite normale werkure te werk, en vir personeel wat geldige redes het om tuis te werk, bv onderliggende toestande), aangesien alle personeel die opsie het om op kampus te werk.
12. 'n Swak internetverbinding belemmer vergaderings en akademiese inskakeling. Indien 'n personeellid 'n belangrike vergadering het waar hulle 'n voorlegging moet doen, moet hulle dit oorweeg om eerder kampus toe te kom om te verseker dat hulle 'n goeie verbinding het. Dieselfde geld vir intydse lesings en tutoriale.
13. Personeel moet pro-aktief reël om op kampus te werk wanneer hulle beurtkrag tuis verwag en hulle vergaderings moet bywoon.
14. Die verwagting is dat kameras aangeskakel sal wees gedurende aanlyn vergaderings, en personeel moet altyd professionele standaarde handhaaf.
15. Dit is belangrik dat senior personeel die voorbeeld sal stel met hul terugkeer na die kampuswerkplek.

Kollegas, let asb daarop dat die Afdeling Menslike Hulpbronne onderhoude met lede van die Algemene Bestuurdersvergadering oor buigsame werksreëlings op die lange duur afgehandel het. 'n Verslag sal aan die Rektoraat voorgelê word sodat hulle riglyne vir permanente buigsame werksreëlings kan oorweeg. 

Ons herinner julle ook daaraan dat jaarlikse verlof van 2020 nog tot 31 Januarie 2022 gebruik kan word. Die 2020-verlof sou op 31 Desember 2021 verstryk het, maar die IKBV het vroeër besluit om die vervaldatum uit te stel. Doen dus gerus aansoek om verlof – in oorleg met jou lynbestuurder. Teken asb alle verlof, insluitende siekverlof, akkuraat op SUN-e-HR aan.

Vriendelike groete