As deel van 'n inisiatief om te verseker dat operasionele bedrywighede geoptimaliseer word, word bestuur verbeter en stelsels geïntegreer deur die gebruik van tegnologie. Die Universiteit Stellenbosch Fasiliteitsbestuur (USFB) het in 2016 deur 'n aankoopsproses gegaan en Planon se “Integrated Workplace Management System" (IWMS) gekies. Aangesien Planon se IWMS wêreldwyd in meer as 38 universiteite gebruik word, is dit ook 'n geleentheid vir USFB om wêreldwye beste praktyke te implementeer.
USFB en ander US-belanghebbendes het Planon se IWMS-modules van Onderhoud, Projekte en bestuur van Sport Fasiliteitsbesprekings ontwikkel. Ons is nou gereed om lewendig te gaan en die geskeduleerde datum is 3 September 2018!
Die voordele van IWMS
Daar is verskeie voordele wat gerealiseer sal word vir USFB en die Universiteit deur die implementering van die nuwe stelsel en die gevolglike veranderinge in prosesse.
- Eenvormige benadering tot die hantering van Fasiliteitsbestuur werksversoeke
- Verbeterde integrasie en prioritisering van werksversoeke
- Verbeterde aanwending van hulpbronne (befondsing en MHB)
- Meer doeltreffende en effektiewe operasionele Fasiliteitsbestuursprosesse
- Verbeterde verhoudinge met belanghebbendes
- Enkele bron van oorspronklike inligting en sentrale berging van alle werkversoeke
- Sentrale toegangspunt tot alle eiendomsportefeulje inligting
- Verbeterde interne kontrole van instandhoudings- en projekbestuursprosesse
- Finansiële integrasie tussen die Onderhoudsmodule en Natural Adabas
- Een oorspronklike databron vir bates, spasies en mense (werknemers en eksterne werkers, bv. konsultante en kontrakteurs)
Wat's nuut?
ALLE onderhoudsversoeke en ander nie-instandhoudingswerkversoeke sal op Planon aangeteken word, via die volgende meganismes:
- Die FB Dienstoonbank (uitbr. x4666) of FMHelpdesk@sun.ac.za epos adres vir instandhoudingsversoeke
- Planon se werksversoek module vir die aanmelding van onderhouds- en nie-onderhoudswerkversoeke, waar beskikbaar aan geregistreerde gebruikers
Geregistreerde gebruikers sal teen die einde van Augustus inligting ontvang oor hulle toegang tot, en die skakel na Planon. Hierdie gebruikers, afhangende van hul gemagtigde toegang, sal afsonderlike diensversoeke of nie-onderhoudswerkversoeke kan aanteken. Laasgenoemde sluit in Institusionele Werkversoeke, soos bv. nuwe of opgradering van fasiliteite.
Die nuwe metode van aanmelding van versoeke sal finansiële goedkeuring van die aangewese kostesentrum-eienaar vereis voordat enige werk 'n aanvang sal neem. Die huidige program vir die registrasie van Klein Kapitale Werke (FBG115P) sal na Augustus nie meer beskikbaar wees vir nuwe versoeke nie.
Bestaande onderhouds-, KKW- en projekversoeke soos op einde Augustus, sal na Planon oorgedra word.
Diegene wat as "Geregistreerde Gebruikers" geïdentifiseer is, sal direk gekontak word en sal voor die einde van Augustus opleiding ontvang.
Wie moet gekontak word?
Die FM-dienstoonbank kan gekontak word vir normale werkeversoeknavrae op uitbr. 4666.
Vir slegs Planon stelsel navrae, kontak asseblief die volgende nommer: uitbr. x4655. Hierdie diens sal slegs vir September beskikbaar wees.
