Met die onlangse ondertekening van twee sagtewarekontrakte is die analise-, beplanning- en verkrygingsfase van die Universiteit Stellenbosch se Stelselvernuwingsprojek (SVP) nou afgehandel. Dit baan die weg vir die implementering van twee omvattende inligtingstelsels vir onderskeidelik akademiese en finansiële administrasie.

Die SVP, wat deel was van die oorkoepelende IKT in Leer en Onderrig Projek, is deur 'n Stuurkomitee aangevoer bestaande uit personeel van dwarsoor die Universiteit wat die instelling se vereistes  verfyn en mededingende produkte geëvalueer het. Die daaropvolgende strawwe tenderproses het tot die aanstelling van twee vooraanstaande sagtewareverskaffers gelei.

Die kontrak vir die SUNFin-projek (finansiële stelsel) is op Vrydag, 15 Februarie 2019 met Oracle onderteken. Die implementering van die stelsel sal na verwagting oor twee finansiële periodes strek. Die SUNStudent-kontrak (studente-inligtingstelsel) met SeroSoft is op 26 April 2019 onderteken.

“Hierdie twee stelsels vorm die grondslag van ons akademiese en finansiële administrasie en met die implementering van twee wolkverwerkingstelsels wat aan die spits van tegnologie staan, gaan ons nie net die huidige stelsels vervang nie, maar ook die geleenthede ontsluit wat 'n nuwe geslag inligtingstelsels bied. Hierdie stelsels sal 'n groot impak op die Universiteit hê namate dit ons prosesse en prosedures in akademiese en finansiële administrasie en selfs die organisatoriese struktuur in ons administratiewe afdelings verander. Terwyl hierdie veranderinge versigtig en doelgerig hanteer sal moet word, sal dit ook die US help om die potensiële doeltreffendheidsvoordele wat nuwe-geslag inligtingstelsels bied, te realiseer," het prof Stan du Plessis, Bedryfshoof van die US, gesê.

Die SVP het begin as deel van die breër IKT in Leer en Onderrig-projek onder leiding van prof Arnold Schoonwinkel, Viserektor: Leer en Onderrig. Die projek is met behulp van finansiering deur die US-raad van stapel gestuur om twee verouderde inligtingstelsels van die Universiteit, naamlik die finansiële stelsel en die studente-inligtingstelsel, met SUNStudent en SUNFin te vervang.

• SUNStudent: Die Academia studente-inligtingstelsel sal deur SeroSoft Solutions verskaf word. Met hierdie voorpunt-tegnologiese studente-inligtingstelsel wat die studente-administrasie bestuur – waarvan akademiese kurrikulums en modules belangrike komponente is – neem die Universiteit Stellenbosch nog 'n stappie vooruit in die digitale transformasie van die hoër onderwys. Die nuwe stelsel sal die huidige, verouderde stelsel vervang en beloof om standvastig en betroubaar, maar tog ook buigsaam, modern, aan die voorpunt van tegnologie en student-gesentreerd te wees.
• SUNFin: Net soos die studente-inligtingstelsel, het die Universiteit se finansiële stelsel ook die einde van sy lewensiklus bereik en sal dit deur die Oracle® Enterprise Resource Planning Cloud (of te wel die Oracle ERP Cloud-stelsel) vervang word. Dit is 'n omvattende, geïntegreerde en aanpasbare finansiële bestuuroplossing.

“SUNStudent en SUNFin sal gelyklopend geïmplementeer word en die integrasie van die stelsels binne die Universiteit se ekosisteem van inligtingstelsels en middelware sal noukeurige aandag geniet. Saam met die vervanging van die verouderde stelsels, sal die integrasie van data van die nuwe en bestaande stelsels die geleentheid bied om tred te hou met ons strategiese statistieke en om dit te bestuur, sowel as om inisiatiewe rondom inligtingsoorsigbestuur te ondersteun," het prof Hester Klopper, Viserektor Strategie en Internasionalisering, gesê.

Die ondertekening van hierdie ooreenkomste volg op die werk van 'n SVP-stuurkomitee, wat aangestel is om toe te sien dat die projek suksesvolg afgehandel word. Die komitee het onder die leiding van prof Ian Cloete van die Afdeling Inligtingsoorsigbestuur (voorheen Institusionele Navorsing en Beplanning) gestaan, met verteenwoordigers van die Afdeling Informasietegnologie, die Sentrum vir Studente-inligtingstelselondersteuning, Finansies, die Kantoor van die Registrateur, sowel as Leer en Onderrig.

“Ek wil graag ons personeel bedank vir hul harde werk tot nou toe om analises en beplanning vir die projek te doen – dit het ons in staat gestel om 'n nougesette verkrygingsproses vir die nuwe stelsels te volg met personeel van regoor die hele universiteit wat bygedra het om mededingende produkte te evalueer en die US se vereistes te verfyn. Die vernuwing van hierdie twee belangrike stelsels sal verdere geleenthede vir digitalisering en integrasie van inligting bied, en dit sal bestaande prosesse meer vaartbelyn maak om doeltreffendheid en geskiktheid te bevorder. Ons maak staat op ons personeel en studente se ondersteuning om die stelsels suksesvol te implementeer en sal hulle op hoogte hou van die vordering namate komponente beplan en geïmplementeer word," het prof Cloete gesê.

Die aanvanklike plan was om oop-bron-gemeenskap sagtewarestelsels te implementeer. Dit sou in samewerking met die Kuali-stigting en 'n internasionale netwerk van universiteite ontwikkel word. Hierdie plan is egter hersien omdat mededingende produkte vinnig verbeter het. Daar is toe besluit om albei stelsels van vooraanstaande sagtewareverskaffers aan te koop.

'n Aparte subprojek vir Middelware,Iinfrastruktuur en Integrasie (MII) is ook voltooi. Die MII verskaf 'n gemeenskaplike argitektoniese laag vir alle huidige en toekomstige inligtingstelsels van die Universiteit. Die doel is om 'n geïntegreerde inligting-ekostelsel vir alle meester- en transaksiedata vir alle US-inligtingstelsels te skep wat die gestandaardiseerde integrasie en die deel van data oor uiteenlopende stelsels moontlik maak. Die vermoë daarvan is vir die eerste keer in 2018 bewys toe die fasiliteitsbestuurprojek Phambili geïmplementeer is om 'n nuwe fasiliteitsbestuurinligtingstelsel bekend te stel.

'n Uitgebreide tenderproses vir beide die SUNFin- en SUNStudente-projekte is in 2018 onderneem, waarna twee verskaffers deur die Rektoraat goedgekeur en aangewys is om die bestaande interne stelsels te vervang. Belanghebbendes van regoor die hele Universiteit was gedurende die tenderproses by die opstel van spesifikasies en die evaluering van die vermoëns van verskeie produkte betrokke alvorens aanbevelings oor finale keuses gemaak is. Die nuwe sagteware-oplossings sal moderne funksies verskaf wat nie met die ouer stelsels moontlik was nie. Die implementeringsprojekte sal deur ʼn omvattende veranderingsbestuurprogram versterk word, waarvoor aanvullende dienste verkry is.

Nuwe oorsig- en projekbestuurkomitees is vir elke stelsel aangestel om toe te sien oor die implementering en integrasie van die sagteware. Mnr Manie Lombard (Hoofdirekteur Finansies) is voorsitter van die nuwe SUNFin Stuurkomitee, terwyl Dr Ronel Retief (Registrateur) voorsitter is van die nuwe Stuurkomitee vir SUNStudent. Verdere kommunikasie rakende hierdie nuwe strukture sal binnekort versprei word. Die verwagte, haalbare datum waarop die stelsel in werking gestel sal word, is 2021 met die inagneming van die normale studente en finansiële lewenssiklusaktiwiteite en die beskikbaarheid van US-personeel. Hierdie proses sal konsultasiesessies, gereelde kommunikasie met en opleiding van belanghebbendes regoor die universiteitsgemeenskap insluit. Op die lange duur kan die Stellenbosse universiteitsgemeenskap uitsien na verbeterde dienste met moderne koppelvlakke.

Enige algemene navrae rakende die Stelselvernuwingsprojek kan aan die Kantoor van die Senior Direkteur: Afdeling Inligtingsoorsigbestuur gerig word. Skakel vir me Tarien Jacobs (X3967) in hierdie verband of stuur 'n e-pos aan tarien@sun.ac.za.

Navrae rakende die implementeringsfase kan aan die twee nuwe oorsig- en projekbestuurkomitees gerig word. Verdere kontakbesonderhede sal binnekort in die volgende rondte kommunikasie beskikbaar gemaak word.