Graduandi moet toegangskaartjies by Die Stal afhaal wanneer hulle akademiese drag gaan huur. Gaste wat sonder toegangskaartjies by die Coetzenburg Sentrum arriveer, sal in oorlooplokale in die Sportwetenskapgebou geakkommodeer word waar hulle die gradeplegtigheid via 'n aanlynuitsending (live streaming) sal kan volg.

Aantal kaartjies per graduandus:

• Voorgraadse en honneursgrade: twee (2) kaartjies per graduandus
• Meestersgrade: drie (3) kaartjies per graduandus
• Doktorsgrade: vier (4) kaartjies per graduandus
  
  

Belangrike kennisgewing:​

• Vanweë veiligheidsregulasies op grond van 'n koppetelling is sitplek in die Coetzenburg Sentrum beperk. Vir elke gas word 'n sitplekkaartjie vereis, ongeag ouderdom. Selfs al sit 'n kind op 'n volwassene se skoot, word hy/sy as 'n volwaardige gas gereken. Die volwassene en die kind moet elkeen 'n sitplekkaartjie hê.
  
• Let asseblief daarop dat indien twee volwassenes met twee kaartjies arriveer plus 'n kind of kinders sonder toegangskaartjies, sal die groep in 'n oorlooplokaal moet sit.
  
• Indien 'n groep gaste meer is as die aantal toegangskaartjies, kan net diegene met toegangskaartjies in die Coetzenburg Sentrum plek inneem. Die ander gaste sal in die oorlooplokale in die Sportwetenskapgebou agter die Coetzenburg Sentrum geakkommodeer word.
  
• Addisionele gaste (meer as die toegelate aantal per graduandus) kan in die oorlooplokale sitplek inneem, maar nie in die Coetzenburg Sentrum nie.
  
• Vir eie gerief word mamma's met babas of kleuters aangeraai om liewer in die oorlooplokale sitplek in te neem.
  
• Gaste wat laat opdaag – daar kan selfs vir gaste met toegangskaartjies wat laat arriveer, nie sitplek in die Coetzenburg Sentrum gewaarborg word nie. Die deure word toegemaak nadat die akademiese prosessie die saal binnegekom het. Gaste wat na die begin van die seremonie aankom, sal in oorlooplokale geakkommodeer word.
  

Die Coetzenburg Sentrum moet vir elk van die agt gradeplegtighede gedurende daardie week voorberei word. Die deure in die Sentrum en die oorlooplokale open 1½ uur voor die begin van die plegtigheid. Kos, koeldrank en gegeurde water word nie in die Sentrum toegelaat nie. Gaste word aangemoedig om ongegeurde water saam te bring aangesien dit baie warm kan raak gedurende die Desember-gradeplegtighede.