In Julie 2016 het 'n taakgroep die proses begin om die visie en strategie van die Universiteit Stellenbosch te hersien. Die voorsitter van dié taakgroep, prof. Hester Klopper, Viserektor: Strategie en Internasionalisering, verduidelik meer oor dié proses.
Jou pos as Viserektor: Strategie en Internasionalisering is nuut by die Universiteit Stellenbosch (US). Waarom fokus die US nou op hierdie gebiede?
Die US se hernieude fokus op strategiese inisiatiewe en internasionalisasie gee erkenning aan die feit dat universiteite nie staties bly nie, maar eerder met die verloop van tyd verander en 'n
kritieke rol as veranderingsagente in die samelewing speel. In 2015 is internasionalisasie as strategiese tema tot die Institusionele Voorneme en Strategie (IVS) bygevoeg en die skep van die nuwe portefeulje was deel van ons huidige Rektor en Visekanse-lier, prof. Wim de Villiers, se visie. Dié fokus stel ons in staat om doelbewus 'n wêreldwye reikwydte te hê. Die spesifieke fokus op strategie dui op die belangrikheid van die ontwikkeling en implementering van strategie, asook die monitering en evaluering van die strategie as 'n aktiwiteit wat grense oorsteek. Die US se visie- en strategieverklarings moet omvattend genoeg wees om 'n stabiele platform te bied waarop ons die Universiteit vir 'n tyd lank kan bou. Dit moet egter ook buigsaam genoeg wees om ons toe te laat om te verander en by tendense aan te pas – plaaslik én op streeksvlak, asook wêreldwyd. In die vinnig veranderende hoëronderwyssektor is sodanige posisionering van kardinale belang.
Watter verklarings en beleide het 'n invloed op die etos en besluitneming van die Universiteit?
Daar is drie kerndokumente (sien die diagram op bladsy 30) wat op die Universiteit se visie en strategie betrekking het:
- Die US se visie dui aan watter soort organisasie ons wil wees en wat ons van ander universiteite onderskei. Dit verskaf dus 'n futuristiese perspektief. Die huidige visie is vervat in Visie 2030.
- Die US se strategiese raamwerk strek oor 'n korter tydperk en definieer die raamwerk waarin die US sy aktiwiteite vir 'n bepaalde tydperk opstel. Die huidige strategie staan bekend as Die Institusionele Voorneme en Strategie 2013–2018, terwyl die strategie wat dit voorafgegaan het as die Strategiese Raamwerk vir die Draai van die Eeu en Daarna bekend gestaan het.
- Die Institusionele Plan (IP) bestaan uit die planne vir elke omgewing binne die US vir die sesjaarraamwerktydperk, met inbegrip van die omgewingsplanne van die verantwoordelikheidsentrums (VS'e) en fakulteite. Die planne word jaarliks hersien en opgedateer en teen 15 Desember aan die Departement van Hoër Onderwys en Opleiding voorgelê.
Hoekom hersien die Universiteit nou sy visie en strategie?
Die US se bestaande strategiese dokument, die IVS 2013–2018, raak vanjaar uitgedien. 'n Strategiese hersiening daarvan is dus nodig. Aangesien die strategie die inwerkingstelling van 'n visie is, word die visie (waar ons ons in 'n spesifieke tydraamwerk sien) terselfdertyd hersien.
Watter proses word gevolg om die Universiteit se visie, strategie en waardes te definieer?
Die oorkoepelende strategieproses word in drie fases gestruktureer. Gedurende die eerste fase (strategie-ontwikkeling, van Julie 2016 tot Mei 2018) is die jongste visie saamgestel, sowel as die strategiese raamwerk wat die kern- strategiese temas en die institusionele doelwitte vir elke strategiese tema definieer. Dit is ook gedurende hierdie fase wat ons die Universiteit se waardes hersien het. Die tweede fase volg op die US-raad se goedkeuring van die nuwe visie en strategie, Visie 2040, en die Strategiese Raamwerk 2019–2024. Gedurende hierdie fase (strategie-opname, van Julie 2018 tot Junie 2019) word die kern- strategiese temas en doelwitte getoets deur konteksspesifieke doelwitte te definieer – in wese 'n tydperk waarin sin daarvan gemaak word. Dit impliseer interaksie met alle fakulteite en professionele en administratiewe steunomgewings ten einde die strategiese raamwerk en die omgewingsplanne te laat ooreenstem. Fase Drie (strategie-ooreen-stemming, van Julie 2018 tot Junie 2020) oorvleuel hiermee – om die gaping tussen die beplanning en formulering van strategie en die implementering van die strategie by wyse van harmonisering van strukture en prosesse te verklein. Dit behels daarom 'n nuwe benadering van geïntegreerde beplanning en uitvoering om 'n ratse en aanpasbare organisasie te verseker waar monitering en evaluering 'n deurlopende proses is.
Hoe het die onlangse ontwikkelings-proses verskil van die prosedures wat in die verlede gevolg is?
Sover ek weet, is dit die eerste keer dat die proses in die drie fases ingedeel is wat hierbo genoem word. Die Strategiese Raamwerk 2019–2024 vorm nou die basis vir deurlopende gesprekvoering, verfyning en harmonisering vir die tydperk ter sprake. Dit word voorsien dat hierdie proses ruimte sal bied vir die opname van die strategiese raamwerk, waar die kern- strategiese temas ons aktiwiteite (doelwitte) vir die volgende ses jaar sal aandryf.
Wat is tot dusver bereik?
In Februarie 2017 is 'n aanlynvraelys onder lede van die Universiteit se Institusionele Beplanningsforum (IBF) gesirkuleer om hul menings in te win oor die karakter van die US in 2040 en die elemente wat nodig is vir die Universiteit se voortgesette sukses. Die vraelys is goed ontvang met 'n 60%-deelnamekoers deur onder andere die uitvoerende bestuur, dekane, visedekane en hoof- en senior direkteure. Die uitvoerende bestuur en dekane het daarna die insette van die IBF wat in Julie 2017 ontvang is, bespreek en die visie- en missieverklarings opgestel wat die US se mikpunte en missie-elemente ingesluit het. Bykomend daartoe het vyf taakspanne aan bepaalde aspekte gewerk. Een van die taakspanne het op die hersiening van die US se waardes gefokus. In September 2017 het die fakulteitsbestuur, professionele en administratiewe steundienste en die US-raad húl insette oor hierdie waardes gegee. Studente en personeel het hul insette oor die voorgestelde waardes deur middel van aanlynvraelyste in Oktober en November 2017 gelewer. In Januarie 2018 is die visie- en missie-elemente, asook die waardes, deur die rektoraat gefinaliseer en is die voorgestelde kern- strategiese temas vir die Strategiese Raamwerk bespreek. Die visie, missie, waardes en kern- strategiese temas en doelwitte is aan die IBF voorgelê op die beplanningsvergadering van Februarie 2018. Die kern- strategiese temas en institusionele doelwitte is verfyn en spesifieke doelwitte en sleutelprestasie-aanwysers is geïdentifiseer. Die voorgestelde kern- strategiese temas en institusionele doelwitte is daarna in Maart 2018 aan die US-raad voorgelê. Visie 2040 en die Strategiese Raamwerk 2019–2024 is vir bespreking aan die volgende strukture voorgelê: Sosiale en Besigheidsetiekkomitee van die Raad (14 Mei 2018), Institusionele Forum (14 Mei 2018), Uitvoerende Komitee van die Senaat (22 Mei 2018), Uitvoerende Komitee van die Raad
(29 Mei 2018), die Senaat (1 Junie 2018) en vir finale goedkeuring aan die Raad (18 Junie 2018).
Wat gebeur volgende?
In Julie 2018 begin 'n twaalfmaande-tydperk om voorsiening te maak vir strategie-opname waartydens die Strategiese Raamwerk 2019–2024 in bedryf gestel sal word deur konteks-spesifieke doelwitte te definieer. Soos vroeër vermeld, impliseer dit interaksie met fakulteite en professionele en steunomgewings ten einde harmonie tussen die strategiese raamwerk en omgewingsplanne te bewerkstellig. Dit is voorwaar 'n opwindende tyd met die gaping wat vernou tussen strategie-ontwikkeling en strategie-implementering, en monitering en evaluering deur verskeie kontrolepanele van sleutelprestasie-aanwysers.
