Die ombud dien al vir lank as 'n onafhanklike kanaal waardeur mense hulp kan soek.
By die Universiteit Stellenbosch (US) is die Kantoor van die Ombud 'n onafhanklike, neutrale en vertroulike ruimte vir mense om hul kwessies en sake wat met die Universiteit verband hou, te bespreek.
Studente, ouers van studente of personeel kan probleme en klagtes wat bestaande Universiteitstrukture nie bevredigend kon hanteer nie, na die ombud bring vir oplossing.
Die US se ombud, adv Rina Meyer, is 'n onafhanklike persoon wat aangestel is om die informele oplossing van sake rakende die Universiteit te fasiliteer. Meyer deel hier meer oor die werk wat haar kantoor by die US doen.
Wat is die rol van die ombud by die Universiteit Stellenbosch?
Die US-ombud tree heeltemal onafhanklik op en is nie deel van die US se strukture nie. Die Kantoor van die Ombud is 'n kanaal waardeur behoorlike aandag gegee kan word aan alle probleme en klagtes van die Universiteitsgemeenskap wat die bestaande US-strukture nie in staat is om bevredigend te kan hanteer nie. Die ombud vervang nie hierdie strukture nie – daarom moes klaers reeds al die normale US-prosedures uitgeput het alvorens hulle die ombud kan betrek. Slegs indien hul probleem nog steeds onopgelos is ná die verloop van 'n redelike tyd, of indien dit uiters dringend is, kan klaers hulle tot die ombud wend. Indien al die beskikbare kanale nie deeglik gevolg is nie, sal die ombud die klaer na daardie kanale terugverwys.
Hoe kan die Kantoor van die Ombud mense help?
Die ombud verskaf vertroulike, informele, onafhanklike en onpartydige hulp aan individue deur dispuutresolusie- en probleemoplossingsmetodes soos mediasie, fasilitering en pendeldiplomasie. Besoekers wat aangeleenthede wat met die Universiteit verband hou, vertroulik wil bespreek en onafhanklike leiding soek, sal hier 'n plek vind om openlik te praat. Diegene wat sensitiewe aangeleenthede wil aanmeld of bespreek, word ook aangemoedig om die Kantoor van die Ombud te nader.
Waarom is dit belangrik dat 'n universiteit 'n ombud het?
Die ombud help klaers, maar ook Universiteitsleiers aangesien die ombud op regverdige prosesse ingestel is. Die ombud kan ook die Universiteit inlig oor kwessies of “brandpunte" waarvan hulle kennis behoort te neem en ook oor die moontlike implikasies van daardie kwessies. Verder kan die ombud moontlike ernstige probleme identifiseer wat onvoorsiens kan wees of deur bestuur of werknemers as onbelangrik afgemaak word. Die ombud kan tendense, sistemiese probleme en organisatoriese kwessies onder leiers op hoë vlak en die uitvoerende bestuur se aandag bring. Die ombud is nie 'n kampvegter vir individue, groepe of entiteite nie, maar eerder vir die beginsels van regverdigheid en billikheid.
Wie kan 'n klag of navraag by die ombud indien?
Die doel van die ombud is om 'n toeganklike, onafhanklike kantoor te verskaf wat beskikbaar is vir alle US-studente, voornemende studente, studente se ouers, werknemers en voormalige werknemers, alumni, besoekers en diensverskaffers van die Universiteit Stellenbosch of instellings wat stappe teen die Universiteit onder seker omstandighede wil doen. Op hierdie manier kan die ombud die probleme van diegene wat dikwels nie gehoor word nie, duidelik verwoord.
Wat is die aard van die klagtes of navrae wat mense kan indien?
Klagtes kan ingedien word onder die volgende omstandighede, naamlik waar die mense waarna hierbo verwys is:
- Voel hulle is onregverdig deur of binne die Universiteit behandel.
- Raad benodig om 'n ingewikkelde probleem rakende die Universiteit op te los.
- 'n Klagte, kwessie of probleem het wat nie intern aangespreek of opgelos kon word nie.
- 'n Onpartydige luisteraar benodig wat 'n sensitiewe saak wat met die Universiteit verband hou, vertroulik sal hanteer.
- 'n Neutrale bemiddelaar benodig om te help om 'n dispuut binne die Universiteit op te los.
- Hulp benodig om 'n saak wat onnodig deur die Universiteit vertraag word, te bespoedig.
Kan iemand anoniem bly indien hulle met die Kantoor van die Ombud in verbinding tree?
Die ombud hanteer alle kommunikasie met diegene wat om hulp kom aanklop, streng vertroulik. Die ombud maak nie, en kan nie verplig word nie, om die identiteit van enige individu wat met die Kantoor van die Ombud in verbinding tree, bekend te maak sonder die individu se uitdruklike toestemming nie, en dan slegs in sover as wat daardie toestemming strek. Die enigste uitsonderings op hierdie reël is situasies van skynbare onmiddellike ernstige gevaar en waar regsplig van toepassing is. Die kampusgemeenskap moet daarop let dat 'n konsultasie met die ombud hulle geensins in gevaar sal plaas nie. Die Universiteit waarborg dat daar geen vergelding, diskriminasie of viktimisasie teen enigiemand sal wees wat by die ombud om hulp gaan aanklop nie.
Waarmee kan die ombud nie help nie?
Die ombud kan nie met die volgende help nie:
- Besluite neem namens die Universiteit nie.
- Universiteitsbeleide maak, of dit of gevestigde prosesse verwerp nie (hoewel die ombud rakende hierdie gebiede kommentaar mag lewer of verandering mag aanbeveel, of albei).
- Tussenbeide tree indien die klag as 'n grief ingevolge gevestigde Universiteitsprosesse gehanteer kan word.
- Kennisgewings namens die Universiteit of enige party ontvang nie.
- Klagtes oorweeg wat reeds aan 'n hofgeding onderhewig is nie.
- Regsadvies gee of sielkundige berading verskaf nie.
- Skadevergoeding toeken nie.
- As verteenwoordiger van enige party optree nie.
- Suiwer akademiese kwessies hanteer nie.
- Aandag skenk aan klagtes wat duidelik kwelsugtig of beuselagtig is nie.
Hoe kan jy 'n klag of navraag by die Kantoor van die Ombud indien?
Om 'n klag of saak vir die ombud se oorweging in te dien, moet die klagtevorm voltooi en ingedien word. Dit is op die webblad, www.sun.ac.za/ombudsman beskikbaar. Die vorm is ook by die administratiewe kantoor van die Kantoor van die Ombud beskikbaar. Tree met mev Grace Bruintjies in verbinding by graceb@sun.ac.za om 'n afspraak te reël. Dringende sake kan aangemeld word by ombudsman@sun.ac.za.
Ten einde die identiteit van klaers te beskerm en geheim te hou, is die Kantoor van die Ombud strategies weg van die kampus af in Ryneveldstraat geleë om die moontlikheid om gesien te word, tot 'n minimum te beperk.