Die Amerikaanse skrywer en Nobelpryswenner Pearl Buck het op 'n keer gesê: “If you want to understand today you have to search yesterday." By die Universiteit Stellenbosch (US) sou 'n ondersoek na die geskiedenis van die Universiteit jou ongetwyfeld na die US Argief lei. In die lig van Erfenismaand het die Afdeling Korporatiewe Kommunikasie en Bemarking gaan kyk na die mense, prosesse en infrastruktuur wat die geskiedenis van die Universiteit bewaar.
Die Argief is in 1996 op versoek van die voormalige Rektor, prof Andreas van Wyk, op die been gebring. Die doel van die Argief is om bronne wat verband hou met die Universiteit en sy voorgangers, die Stellenbosch Gimnasium en Victoria Kollege, te versamel, bewaar en beskikbaar te maak vir belangstellendes.
Volgens Karlien Breedt wat sedert begin 2011 die hoof van die US Argief is, is daar verskeie redes en kriteria wat bepaal watter dokumente bewaar word. “In baie gevalle word ons volgens wet verplig om dokumente soos administratiewe en finansiële rekords te bewaar. Ander dokumente word geargiveer sodat dit beskikbaar gemaak kan word vir navorsing. 'n Mens vra jouself dikwels die vraag af: Sal dit in die toekoms gebruik word?"
Breedt en haar kollega, Qobolakhe Bohta, beman die argief en is altyd op soek na publikasies, foto's en dokumente wat die geskiedenis en erfenis van die Universiteit vasvang.
Die oudste dokument in die US Argief is 'n notule wat dateer uit 1864 – nog voor die bestaan van die destydse Victoria Kollege. “Hoewel dit gerestoureer is, is die inhoud van hierdie dokument ongelukkig onleesbaar. Ek vermoed dit bevat inligting oor die totstandkoming van die destydse Stellenbosch Gimnasium," se Breedt. Ander dokumente sluit onder meer eiendomsregisters, notules van Raads- en Senaatsvergaderings, jaarboeke, asook notules en rekords van fakulteite, departemente en verenigings in.
“Ons het ook verskriklik baie foto's van mense, geboue en gebeure," sê Breedt. “Ons het twee groot versamelings – die Watson-Lockley-versameling wat die tydperk van c. 1900 tot 1960 uitbeeld en die Edrich-fotoversameling wat foto's vanaf 1946 tot 2000 insluit. Albei hierdie versamelings sluit duisende foto's wat die akademiese en sosiale lewe van die Universiteit uitbeeld."
Die Argief kry gereeld skenkings wanneer personeellede aftree. “Ons moet dan deur al die dokumente, knipsels en foto's werk om te kyk of daar iets van waarde is. Daar is amper altyd bokse vol goed in ons stoorkamer wat verwerk moet word," vertel Breedt.
Hoewel daar 'n inventaris en databasis is van al die dokumente wat in die Argief gehuisves word, kan dit nie tans met 'n aanlyn soektog gevind word nie. Baie van die bronne soos al die uitgawes van Matieland asook die bogenoemde fotoversamelings is reeds gedigitaliseer. Die digitalisering van bronne is 'n voortdurende proses aangesien dit 'n baie doeltreffende manier is om inligting te bewaar en wyer beskikbaar te maak. Daar word beplan om die aanlyn vindbaarheid van die materiaal te verhoog.
Om fisiese dokumente te bewaar word die temperatuur op 'n konstante 18˚ C gehou en die humiditeit tot 40–50% Relative humidity (RH) beperk. Daar word ook gereelde inspeksies gedoen om te verseker dat ander peste nie die bronne beskadig nie. Volgens Breedt is die gereelde kragonderbrekings weens beurtkrag nie ideaal nie, maar help dit baie dat die argief in die stoorruimte onder die lesingsaal op die eerste verdieping van die Krotoa-gebou gehuisves word omdat dit help om temperatuurskommelings te beperk.
Op 10 Desember 2010 het 'n brand 'n groot deel van die Krotoa-gebou (toe nog die RW Wilcocks-gebou) verwoes. Water wat gebruik is om die brand te blus het deur die vloer bo die argief gesypel het en veroorsaak dat baie fotografiese materiaal gemuf het. “Met die herstel van die gebou is die Argief ook opgegradeer en onder meer toegerus met skuifrakke en 'n nuwe gas-brandbestrydingstelsel," verduidelik Breedt. Die opknappingswerk het ook daartoe gelei dat navorsings-, uitstal- en leesruimtes geskep is.
Breedt en Bohta kry gereeld versoeke vir inligting wat gebruik word in die saamstel van publikasies – of dit nou 'n boek oor die Universiteit se geboue of 100ste bestaansjaar is, of die eeufeesviering van die Fakulteit Natuurwetenskappe, of 'n tesis – die argief is 'n skatkis.
Natuurlik sluit die argivale bronne ook dele van die US se geskiedenis in waarop die Universiteit nie trots is nie, maar Breedt herinner “dat 'n mens objektiwiteit moet behou omdat daardie items akademiese- en navorsingswaarde het".
En tussen al die dokumente, notules, knipsels en foto's is daar ook dinge wat 'n mens verstom en soms laat giggel. “Daar is skrywes waarin personeel moes aansoek doen vir toestemming om buite die grense van die dorp te woon," vertel Breedt laggend.
Nog so 'n voorbeeld dateer uit die vroeë 1960's toe langbroeke nie algemeen deur vrouens gedra is nie. “In hierdie tyd moes studente vooraf toestemming vra indien hul van ver per trein na die US moes reis en 'n langbroek sou dra met hul aankoms by die Universiteit. Dit sê iets van die tydsgees," reken sy.
Besoeke aan die US Argief
Die US Argief kan per afspraak besoek word. Om 'n afspraak te maak, volg hierdie skakel: Argiefbesoeke
Besoektye: Maandag tot Donderdag: 08:30–13:00, 14:00–16:00; Vrydag: 08:30–13:00
Die Argief is oor naweke en op openbare vakansiedae, asook tussen Kersfees en Nuwejaar gesluit.
