​​​​​​​​​​​​​​​Daar word jaarliks 'n opname gedoen oor die navorsingsaktiwiteite van die vorige jaar. Nie alle navorsingsuitsette of  -prestasies word gerapporteer nie, maar slegs d​ít wat die resultaat van oorspronklike navorsing was. 'n Gedeelte van hierdie opname vind plaas in ooreenstemming met die Departement van Hoër Onderwys & Opleiding (DHOO) se beleid omtrent die jaarlikse opname van navorsingsuitsette vir subsidie-doeleindes terwyl die res van die inligting vir die doeleindes van die jaarlikse navorsingsverslag ingesluit word. Die Kennisgewing en Interne Riglyne​​ vir die opnames van navorsingsuitsette vir subsidiedoeleindes sowel as dié vir die navorsingsverslag kan hier gevind word.

Boeke en kongresverrigtinge wat die resultaat van oorspronklike navorsing is en nuwe inligting binne spesifieke dissiplines, sub-dissiplines of ander navorsingsvelde is, kan vir subsidie voorgelê word. Bewys van eweknie-evaluering voor publikasie is 'n noodsaaklike voorvereiste. Korrespondensie vanaf verkieslik die uitgewers waarin die eweknie-evalueringsproses wat voor publikasie plaasgevind het, so breedvoerig moontlik uiteengesit word, moet 'n harde kopie van die boek vergesel​. 'n  Geskrewe motivering/verklaring onderteken deur die outeur van die boek of die redakteur (in geval van hoofstukke in boeke) moet ingedien word waar sekere aspekte soos die teikenmark; die byd​rae wat die boek maak tot bestaande kennis in die veld; dat geen plagiaat gepleeg is of dat die werk nie reeds elders gepubliseer was nie, aangedui word.

Navorsingsartikels in geakkrediteerde joernale kwalifiseer ook vir subsidie. Briewe aan die redakteur, abstrakte of uitgebreide abstrakte, huldeblyke, boekresensies, nuusartikels en advertensies kwalifiseer egter nie vir subsidie nie. Voorlegging van joernale vir insluiting in die internasionale indekse moet direk aan die relevante indeks (bv. Web of Science, Scopus, ens.) gerig word. Die akkreditasie van plaaslike joernale word deur die DHOO hanteer, mits die joernale voldoen aan die vereistes soos deur hulle uiteengesit.

By die US word van 'n insentief skema, die Spesiale Ondersteuningskema vir Navorsing (SOS), gebruik gemaak om navorsers aan te moedig om hul navorsingsresulte te publiseer in ooreenstemming met die Departement van Hoër Onderwys en Opleiding se beleid in terme van die voorlegging van navorsingsuitsette vir subsidie.

Die onderskeie subkomitees van die navorsingskomitee het sedert 2018 besluit om slegs SOS-fondse toe te ken aan publikasies wat deur DHOO goedgekeur is. SOS-fondse word dus slegs in die S-rekeninge van departemente inbetaal nadat terugvoer van DHOO in hierdie verband ontvang is. Navorsers het nou die geleentheid om appèl aan te teken teen die besluit van die DHOO panele. Een van die voorwaardes vir appèl is dat die besluit van DHOO gebaseer moes wees op die inhoud van die publikasie en nie as gevolg van tegniese vereistes nie. Die volledige stel riglyne is hier beskikbaar. Hierdie dokument sit die proses en prosedure vir appèl uiteen in gevalle waar publikasies volgens die beleid nie goedgekeur is subsidie nie.