By die aanvaarding van die projek voorstel stuur die kliënt 'n konsep-kontrak vir goedkeuring deur Afdeling Navorsingsontwikkeling (Navorsingskontrakkantoor) (ANO), of ANO stuur 'n standaard kontrak aan die kliënt vir oorweging.
- ANO registreer die kontrak / projek, 'n lêer word oopgemaak en 'n kontraknommer word toegeken
- Die kontraknommer is gekoppel aan die nuwe kostepunt wat vir elke kontrak / projek met ̓n finansiële komponent, oopgemaak moet word
- Na registrasie by ANO sal een van die regsverteenwoordigers die kontrak nagaan en indien nodig sal ANO die kontraktuele bepalings met die kliënt onderhandel
- ANO skakel met Finansies, InnovUS, Versekering en Etiek waar nodig om te verseker dat die US voldoen aan al die bepalings van die kontrak en toepaslike wetgewing
- 'n Brief van goedkeuring deur ANO word aan die kontrak geheg en aan die US se gemagtigde ondertekenaar gestuur nadat:
• ANO en die kliënt ingestem het op die bepalings
• Die navorser gemaklik is met die begroting, mylpale en afleweringsdatums
• Die interne verklaringsbrief en enige ander vereiste dokumentasie van die navorser ontvang is
- Slegs die gemagtigde verteenwoordiger van US kan 'n kontrak namens US onderteken
- Die getekende kontrak word deur ANO via koerier aan die kliënt gestuur