Die werk wat vier jaar en drie maande gelede begin is, het daartoe gelei dat die Universiteit Stellenbosch op 26 Julie 2023 sy 35 jaar-oue erfenisstelsel Tera Term kon afsit en na sy nuwe platform Oracle Cloud Financials (OCF) kon oorskakel.
Die SUNFin-projekspan, wat hoofsaaklik uit personeel van die afdelings Finansies en Inligtingtegnologie bestaan, het baie ure ingesit om hierdie mylpaal te bereik en so toe te sien dat die grootste stelsel van sy soort nog by die Universiteit, suksesvol geïmplementeer word.
“Om OCF te implementeer, was die begin van 'n nuwe era by die US. Ons het nou 'n stelsel wat toesien dat die Universiteit sy finansiële prosesses doeltreffend kan bestuur, terwyl die uitdagings wat hierdie betekenisvolle verandering op gebruikers van die stelsel mag ondervind, tot die minimum beperk word," sê Manie Lombard, Hoofdirekteur: Finansies.
Oor die afgelope jare is die projek by tye uitgestel soos die span struikelblokke teëgekom het wat veroorsaak is deur 'n pasgemaakte en ingewikkelde erfenisstelsel. Ten spyte van baie uitdagings, laat nagte en opofferings van 'n wonderlike span, het die oorskakeling naatloos verloop, danksy 'n noukeurig-beplande en logiese opeenvolgende oorskakelingsproses wat gepaard gegaan het met gebruikersopleiding.
“Dit is chaos, maar goeie chaos. Op een of ander manier werk alles en ons los probleme op en leer soos ons aangaan," sê Annemi Murray, Direkteur: Finansiële Beplanning en Begroting, en een van die kampvegters van hierdie projek. Sy is een van 'n paar mense wat oor die afgelope paar jaar al 'n paar kerse aan albei kante gebrand om te verseker dat hierdie projek suksesvol geïmplementeer word.
"Die sukses wat ons nou ervaar, is danksy ons gebruikers wat eienaarskap van die stelsel neem," sê Elizebeth de Beer, wat die OCF-opleiding onder haar vlerk geneem het. Hierdie opleiding is nou reeds 'n paar weke al aan die gang. “Ek is verstom om die gewilligheid en opgewondenheid van die personeel te sien wat hierdie nuwe manier van finansiële rekeningkunde doen by die Universiteit, omarm."
Ons SUNFin-besigheidseienaar, Brendon Grindlay-Whieldon, het verseker dat 'n SUNFin-dienstoonbank in plek is om 'n kommunikasiekanaal te bied waar gebruikers by die stelsel se belangrikste besigheidsprosesse kan aanmeld.
Prof Stan du Plessis, die US se Bedryfshoof, het die span gelukgewens en bedank dat hulle op Woensdag, 26 Julie 2023 die implementering van die projek kon gevier het. “Ek hoor net wonderlike dinge van ons gebruikers. Ons is dankbaar vir die SUNFin-span wat alles uitgehaal het om hierdie sperdatum te haal."
