Die projek ondersteun vyf van die US se kern strategiese temas waarmee die Universiteit die volgende eeu sal betree. Dié temas is soos volg:

• ‘n Florerende Universiteit Stellenbosch
  Gedurende die eksterne evaluering van die Registrateursafdeling (RA) in 2017 het die paneel opgemerk dat die Studente-inligtingstelselprojek (soos dit destyds genoem is) waarskynlik een van die belangrikste faktore is om die strategiese prioriteite van nie net die RA nie, maar van die ganse instelling te verwesenlik. Met die SUNStudent-projek (soos dit deesdae bekend is) sal ons 'n doelgeskikte stelsel skep wat diepgaande en volhoubare verandering en vernuwing in alle fasette van die administrasie van die studentelewensiklus sal teweegbring, van werwing tot graduering en daarna. Die stelsel sal ook verslagdoening oor studentedata verbeter. 'n Soepel, aanpasbare en responsiewe stelsel vir studente-administrasie en -inligting sal die US help floreer.
• 'n Transformerende studente-ervaring
  Die stelsel sal 'n unieke, pasgemaakte studente-ervaring bied deur ons studentegemeenskap van omvattende steundienste en leiding van gehalte te voorsien, en akkurate, flink en gepaste kommunikasie met ons teikenstudentekohorte moontlik te maak.
• Doelgerigte vennootskappe en inklusiewe netwerke
  Die stelsel sal skakelingsgeleenthede vir, en die US se bande met, ons uitgebreide alumnigemeenskappe help versterk en uitbou.
• Genetwerkte en samewerkende onderrig en leer
  Die projek sal die digitale strategie as 'n grondslag vir digitale vaardigheid ondersteun. Dit sal ook die voortgesette vernuwing van die Universiteit se akademiese programme verseker deur 'n stelselmatige proses met duidelik omskrewe rolle en verantwoordelikhede vir die verskillende rolspelers.
• Voorkeurwerkgewer
  Die stelsel sal die welstand van ons personeel help verbeter deur 'n instaatstellende omgewing te skep vir groter doeltreffendheid en verhoogde produktiwiteit. Dít sal personeel se gevoel van sin en waarde binne die instelling versterk omdat hulle tot 'n uitnemende US bydra.

Alle personeel in steun- en akademiese rolle wat met studente skakel, studente-inligting gebruik en/of akademiese administratiewe take of prosesse uitvoer. Dit sluit al die kampusse op Stellenbosch, Tygerberg, Worcester, Bellville en Saldanha in.

Die projek dek die volgende studente-inligting-besigheidsareas wat in fases lewendig sal gaan gebaseer op die studente-lewensiklus:
Fase 1: Aansoeke/Toelatings - Werwing - Katalogus vir Aansoeke/Toelatings
Fase 2: Programvordering van studente - Hertoelatings (assessering van studente om studie voort te sit) - Skedulering van lokale en allokasie van klasse - Bestuur van Verenigings en Sportklubs - Kurrikulumbestuur - Dissiplinêre aksie, Registrasie - Ko-kurrikulêre Inligting - Verkiesings - Mentorskap/Akademiese Steun - Fase 2-besigheidsareaskatalogus
Fase 3: Bestuur van Nagraadse Studente - Bestuur van Eetsaal-etebesprekings - Studenterekeninge/-gelde - Koshuisbestuur - Tesisbestuur - Finansiële Hulp - Studente-assessering/puntevaslegging - Eksamenvergunnings (bv. addisionele skryftyd) - Graadoudit en Gradeplegtighede - Amptelike rapportering - Bestuur van Eksamens - Somer-/Winterskole - HEMIS - SUNi - Studenteleningterugbetalings - Handboekbestellings - Kortkursusse

Hoewel die stelselvernuwingsprojek aanvanklik in 2013 begin het, het implementering van SUNStudent in Mei 2018 'n aanvang geneem met 'n gefaseerde proses. datums vir "lewendig gaan" en 'n beplande finale voltooidatum van die einde van Kwartaal 1 2022. Verwys na die Projekbestuuroortjie (tab).
Fase 1: Februarie to Maart 2021
Fase 2: November tot Desember 2021
Fase 3: Januarie tot Maart 2022

Klik gerus op die "Projekbestuur" -oortjie (tab) op die SUNStudent-webwerf.

Projekfunksies sal geaktiveer word soos en wanneer die aktiwiteit in die loop van 'n akademiese jaar moet begin. Klik gerus op die "Projekbestuur" -oortjie (tab) op die SUNStudent-webwerf.

Vir die Bloudrukfase of Gebruikersaanvaarding-toetsingfases van die projek sal ons jou vra om werksessies of opleidingsessies by te woon en kommentaar te lewer waar dit nodig is. Benut asseblief hierdie geleentheid om vrae te vra, enige kwessies te opper en terugvoering te gee.

Verskeie kanale sal vir kommunikasie gebruik word. Dit sluit in die SUNStudent-webwerf, die e-nuusbriewe vir personeel, en toegespitste boodskappe op die institusionele webwerf. SUNStudent-e-posboodskappe - ander bestuursvergaderings, US-personeelsessies.

Stuur gerus 'n e-pos na sunstudent@sun.ac.za . Jou versoek sal aan die Projekbestuurskomitee (PBK) voorgelê word, wat dit sal hanteer of, indien dit nodig is, verder sal verwys.

In hierdie stadium is dit nog nie duidelik of en hoe enige rolle geraak sal word nie. Die stelsel sal na verwagting doeltreffendheid verbeter sodat personeellede slimmer kan werk, nie harder nie. Die werklike impak hiervan sal eers na implementering duidelik wees, en sal ook nie dieselfde wees vir die hele instelling nie. Die spesifieke omgewing sal die impak van nuwe funksies in die stelsel op bestaande posomskrywings moet bepaal en dan die nodige aanpassings maak.

Die toepassing is toestel-agnosties, wat beteken die stelsel kan vanaf enige toestel met internettoegang gebruik word. Gebruikers se toegang tot besigheidsareas en data (hetsy op 'n persoonlike, skoot- of tabletrekenaar of foon) sal deur hulle toegekende rol bepaal word.

Die funksionaliteit van die Serosoft Academia-stelsel en die US se vereistes vir 'n bepaalde besigheidsarea word in 'n besigheidsarea-bloudrukdokument, soos deur Serosoft opgestel, aangeteken Sodra die US die bloudruk van Serosoft ontvang, gaan die Universiteit dit na, kom met Serosoft oor enige vereiste veranderinge ooreen, en keur dit goed. Serosoft sal die dokument dan gebruik om ons stelsel te ontwerp.

'n Bloudrukdokument sit die US-prosesvloei en -vereistes vir elke funksie uiteen. Klik gerus op die "Terminologieë"-oortjie ('tab') op die SUNStudent-webwerf.

Vir elke besigheidsarea sal 'n Verantwoordelike persoon(e) ('n Funksionele vakinhoudkenner (VIK)) aangewys word, wat die proses sal bestuur om die bloudrukdokument te voltooi en te laat goedkeur. Die Verantwoordelike persoon(e) sal ander belanghebbendes (Gekonsulteerdes) aanwys om hulle te help om die dokument te voltooi. Die final afteken is die verantwoordelikheid van die Aanspreeklike persoon(e) (normaalweg 'n Senior of Hoofdirekteur) wat die besigheidsarea in die toekoms sal 'besit', asook die Stuurkomitee se Voorsitter. Belangrike kwessies/besluite wat in die nasienproses uitgelig word, sal in die bloudrukdokument ingesluit word en na die relevante peroon of struktuur ge-eskaleer vir verifikasie en afteken. Alle pogings sal aangewend word om eskalasies/besluite vinnig af te handel sodat die projek nie vertraag word nie.

Hierdie rolspelers word op die oomblik geïdentifiseer en goedgekeur. Klik gerus op die Bloudrukproses-oortjie (tab) en Fase 1 'RACI'-diagram.

Die belangrikste interseksies is studentegeld, beurse en lenings. Albei projekte het integrasiewerkstrome en -spanne wat die vereiste integrasies identifiseer, ontleed, ontwerp en implementeer.

SUNStudent sal 'n "Studenteportaal" aanbied, en 'n groot gedeelte van die funksionaliteit wat studente en akademiese personeel sal gebruik"sentraliseer". My.SUN het gesorg dat verskeie onafhanklike toepassings bymekaar gebring kon word - die meeste van hierdie voormalige toepassings sal nou met funksionaliteit in SUNStudent vervang word. Die manier wat My.SUN benut sal word, is ook ingesluit in die Digitalemedia-hersiening van US-webwerfbenutting.

Academia is die naam van die Studente-inligtingstelsel-produk wat Serosoft wêreldwyd bemark. Jy sal hulle handelsmerk en logo orals in die stelsel as aanduiding sien. Die term SUNStudent was aanvaar toe die projek afgeskop het om 'n nuwe Student-inligtingstelsel te kies en dan te implementeer. Somtyds word hierdie terminologieë verwisselbaar gebruik, maar SUNStudent het gebly om aan te dui dat dit die gekonfigureerde en geïntegreerde Academia-produk in ons omgewing is.