Die implementering van SUNFin, 'n nuwe finansiële stelsel vir die Universiteit Stellenbosch, is een van die grootste projekte wat die instelling nog aangepak het. Die nuwe stelsel vervang die Universiteit se 32-jaar-oue finansiële nalatenskapstelsel, 'n stelsel wat oor die jare aangepas is om aan die unieke behoeftes van die Universiteit te voldoen. SUNFin is 'n splinternuwe wolk-gebaseerde stelsel gegrond op globale beste praktyk en prosesse en gebruik toonaangewende tegnologie.

“Hierdie soort radikale transformasie by 'n instelling soos ons s'n kan nie in isolasie gebeur nie," sê Manie Lombard, Hoofdirekteur Finansies. "Strukture, beleide, prosedures en werkspraktyke wat oor tyd tot stand gebring is om die nalatenskapstelsel te bedien, moet belyn word om die voordele wat hierdie nuwe stelsel sal bied, te optimaliseer. Ons glo Oracle® Cloud Financials (OCF) sal die US se finansiële prosesse stroomlyn, produktiwiteit verhoog ten toegang bied tot intydse finansiële data, multidimensionele analise en verslagdoening om ons besigheidsbesluite in die toekoms te verbeter."

Toe die SUNFin-projek op 9 April 2019 van stapel gestuur is, kon niemand die talle uitdagings wat dit gebied het, voorsien nie. Boonop was on sook onderhewig aan 'n wêreldwye pandemie wat ons daaglikse lewens nou nog beïnvloed.

“Ons het 'n spilpunt bereik met die SUNFin-projek. Gedurende die afgelope paar maande het die projekspan 'n uitgebreide en gedetailleerde herbeplanningsoefening voltooi. Op 28 September het die Rektoraat die SUNFin-loodskomitee se hersiene benadering, tydlyn en gepaardgaande begroting goedgekeur vir die US se nuwe finansiële stelsel om in Junie 2023 in werking te tree."

"Die projekspan het samesprekings gehad met twee universiteite – Baylor en Vanderbilt – waar OCF suksesvol geïmplementeer is. Die span het ook geleer van KPMG, wat hul hoëvlak-finansieringsfunksie-ontwerpmodelle gedeel het vir dienslewering wat in wolk-finansiële oplossings gebruik word," sê Lombard.

Inligtingstegnologie het 'n SUNxxx-ondersteuningsraamwerk ontwikkel om die wolkimplementerings vir SUNFin en SUNStudent doeltreffend te ondersteun. Hierdie is albei sagteware-as-'n-diens-oplossings (SaaS). Die herorganisasie van die Finansiële Afdeling is in lyn met die nuwe SUNxxx Ondersteuningsraamwerk en belyn met globale beste praktykprosesse, werkvloeie en optimale dienslewering.

Lombard sê die aanbevole veranderinge aan die Finansiële Afdeling sluit slegs veranderinge aan die verslagdoeningslyne van spesifieke onderafdelings in en sal nie 'n impak hê op posvlakke en die huidige verantwoordelikhede van die Finansiële Afdeling se personeellede nie. 'n Peromnes-posevalueringsoefening vir al die poste in die Finansiële afdeling sal gedurende 2023 gedoen word.

Enkele veranderinge in die Finansiële Afdeling se struktuur is reeds geïmplementeer, naamlik:

• Brendon Grindlay-Whieldon is nou die Besigheidseienaar van die SUNFin-projek en sal 'n SUNFin-ondersteuningsentrum (SFC) as 'n onderafdeling van die Finansiële Afdeling vestig. Hy sal verantwoordelik wees vir die ontwikkeling en bestuur van die SUNFin-ondersteuningsafdeling met sleutelverantwoordelikhede tydens en na OCF se implementering. Die onderafdeling Finansiële en Bestuurstelsels (FMS) sal vorentoe deel van die SFC vorm.
• Die Rekeninge Debiteure (AR) sub-afdeling (4 posisies) verskuif na die Finansiële Beplanning en Begroting sub-afdeling om te fokus op die data-skoonmaak wat nodig is vir SUNFin. Hierdie plasing strook met die beginsels van OCF waar alle inkomste deur AR moet vloei, wat nou belyn is met die “Projects and Grants" module van OCF.

Die volgende strukturele veranderinge in die Finansiële Afdeling sal in 'n gefaseerde benadering geïmplementeer word voordat SUNFin in werking sal tree.

• Die Voorgraadse Beurse en Lenings onderafdeling sal saamsmelt met Studentegelde om 'n omvattende en doeltreffende studente finansiële dienste-ervaring te bied. Dit sal ook 'n spesifieke fokus op doeltreffende bestuur van studentefinansieringsnavrae oor studentegelde en finansiële ondersteuning verseker.
• Die Rekeninge-betaalbare (AP)-subafdeling sal van Finansiële en Bestuurstelsels-subafdeling na die Verkryging-subafdeling skuif. Die buitelandse betaling se funksie sal van Finansiële Dienste na Verkryging beweeg. Die betaling van alle US-krediteure (vloeiende vorm Rekeninge betaalbaar, Uitgawes, MH- en Studentegelde) sal steeds binne Tesourie (deel van Fonds- en Batebestuur-subafdeling) bestuur word.
• Die Fonds- en Batebestuur-subafdeling (7 posisies) sal na die Finansiële Dienste-subafdeling skuif. Die Finansiële Dienste-subafdeling sal alle finansiële verslagdoening, beleggings en batebestuur (insluitend versekering) sowel as Belastingkundigheid insluit.

​Status van die SUNFin-projek

Die SUNFin-projekspan gaan voort om die besigheidsprosesse uit te pak en te karteer. Daar word ook bepaal watter omvang stelseltoetsing- en gebruikersopleiding sal aanneem.  op die besigheidsleweringswerk te fokus deur die besonderhede van die besigheidsprosesse uit te pak en te karteer, en om te bepaal hoe die stelsel getoets en die eindgebruikers opgelei sal word. Die span is ook besig om die toepaslike stelsel- en sekuriteittoegangsvlakke te bepaal wat nodig is vir eindgebruikers om OCF op die doeltreffendste manier te gebruik.

Werk aan die Debiteure- en Uitgawe-prosesse is afgeteken. Werk aan Krediteure, Begrotingsbeheer, Kontantbestuur en Voorraad gaan voort.

Die IKT-integrasie- en argitektuurspanne gaan voort om die vereiste integrasies van die US- legacy na OCF te bou en beplan wat die doeltreffendste manier is om van die US se finansiële legacy na OCF oor te skakel wanneer die stelsel in werking tree.

'n Groot fokus word geplaas op die skoonmaak van al die verouderde data om te verseker dat die data-onttrekking en -migrasieprosesse soomloos verloop by die oorskakeling  na OCF in Junie 2023.

Soos met alle groot projekte, is daar altyd 'n beweging van projekhulpbronne. Verskeie nuwe besigheidsanaliste het onlangs by die Business Delivery-span aangesluit en projekspanrolle is herbelyn. Visions Consulting het ook nuwe hulpbronne bygevoeg om Visions se vakkundiges (KMO's) te ondersteun.

Linda Keating van Visions Consulting is aangestel as die SUNFin Algehele Projekbestuurder en sal baie nou saam met Brendon Grindlay-Whieldon werk om die SUNFin-projekaflewerbares te bestuur.

“Met die goedkeuring van die hersiene benadering, tydslyn en begroting en geïdentifiseerde rolle gevul, sien ons uit na verdere goeie vordering om die projekdoelwitte te bereik. Ek wil graag elke projekspanlid bedank vir hul volgehoue ondersteuning en toewyding tot die SUNFin-projek. Die span het groot vordering gemaak onder baie moeilike omstandighede," sê Manie Lombard.